不要问我这是不是软文，
我会告诉你我有多真。
不要问我“文档云”有多重要，
我会告诉你很多很多。
时光如梭，我从事“企业级内容管理”相关解决方案的顾问工作已经超过十年了。这些年来，承蒙客户们的厚爱，得到诸多项目实践的机会，也有幸切身感受到了该领域技术的快速发展。最近两年，伴随着Oracle公司的云计算业务快速发展，我经常需要与大家探讨“基于云的企业级文档管理和协同”（我们把它简称为“文档云”）。常有人问我，那不就是“网盘”吗？有什么好研究的？我的回答是：不！它是一个需要好好考虑的大问题；甚至，可以讲，它是每位CIO都必须研究的大课题。
今天，我想以文字的形式，把我自己关于“文档云”的重要性、以及它与面向个人的“网盘”的差异性的思考与大家进行探讨，敬请各位读者雅正。
一.“内容管理平台”是企业五大数据管理平台之一
尽管各行业的业务迥异，但是，我观察发现，任何一个有一定规模的企业，想真正管好它的数据，最起码得从下图所示的五个方面入手。
图1：企业五大数据管理平台
什么是“内容管理平台”？
前三个平台大家比较熟悉，不赘述，它们的管理对象为“结构化数据”（能够通过关系数学模型以二维表的形式来描述的数据）；而“内容管理平台”则截然不同，它管理的是“非结构化数据”，例如各类电子文档、业务凭证扫描件、网页、CAD图纸、照片和音视频文件等。内容管理平台的重要性体现在非结构化数据在企业所有数据中所占的比重非常大、并且它们所起的业务价值也非常大。当然，内容管理平台包括自建的，也包括基于云的。
“内容管理平台”与“档案管理系统”的区别和关系
常有企业IT负责人问我，他们已经有“档案管理系统”了，算不算已经有内容管理平台了？我的答案是：有比没有好，但是不算。请允许我做一个不严谨的类比，我们通常所指的“内容管理平台”就好比家里日常使用的柜子和抽屉，而“档案管理系统”就好比是密室，由于不具备灵活性和方便性，“档案管理系统”只能按照国家档案法及企业档案管理相关规定，非常死板地管理那些能称得上“档案”的极少数非结构化数据，覆盖面很低。此外，“内容管理平台”是一个技术平台，而“档案管理系统”是一个具体应用，因此，如果企业建设了“内容管理平台”，当然也可以在其之上建设一个“档案管理系统”应用，这就好比一个看似普通的书柜，机关一开，背后出来一个密室一样。
“内容管理平台”与业务应用系统的关系
上面的比喻当然是有诸多不严谨的，比如，我们去柜子和抽屉拿或放东西总是手工的，而到“内容管理平台”手工存取数据通常只占很小的比例，更多的是由各种业务系统通过调用“内容管理平台”提供的集成接口（API）进行自动存取的。如下图所示：
谈到与应用系统的集成，我常常强调需要至少考虑三个层面：内容支撑、内容沉淀、以及跨业务系统的内容利用。应用系统需要“非结构化数据”时能够便捷地从“内容管理平台”获取，这就叫“内容支撑”。就像您要衬衫能从衣柜里很快找到，您要裤子也能从衣柜里很快找到一样。能够高效、有序地确保应用系统里的非结构化数据录入到“内容管理平台”，这就叫“内容沉淀”。如果家里的柜子设计得不合理，家里人就不能或不愿意好好地往柜子里放东西，结果就是有柜子和没柜子一样乱糟糟。最后一点，做好“跨业务系统的内容利用”的设计也十分重要，例如，公司办公室的同志以word文档形式写了一份规章制度上传至“内容管理平台”，公司员工在办公门户网站上应该看到这份规章，而且最好是网页格式的，下载下来最好是pdf格式的，甚至还要打上公司水印。
“内容管理平台”与“大数据平台”的区别和关系
另外，我发现不少朋友容易混淆“大数据平台”与“内容管理平台”，甚至有人问我能不能用大数据的方式把两块一起管理了呢？我通常是半开玩笑地回答：您会把家里的柜子、抽屉全都扔掉，然后把一概细软都堆到杂物房吗？须知，数据价值的低密度是“大数据平台”的核心特征之一，这就决定了相应的管理手段是“粗放的”；而“内容管理平台”所管理的是高价值密度的非结构化数据，提供诸多精细的查询、操作、集成、监控分析等功能。两者间的差异还体现在，“大数据”不全是非结构化的，既有大的非结构化数据，也有大的结构化数据。当然，两者间也是有关联的，主要体现在经过整理和提炼后的某些大的非结构化数据可能会交给内容管理平台进行管理，就像在杂物房里找到了一些宝贝后就小心翼翼地放到房间的柜子里了。如下图所示：
因此，五大数据管理平台各有其责，缺一不可，值得诸位CIO认真对待。在进行IT建设规划时，千万不要忘了“内容管理平台”这个相对而言比较默默无闻的角色。
二. 云对内容管理和协同的重要性
如果没有云，企业想跟客户、供应商、分销商之间进行内容协同是怎样进行的？打印、email、U盘拷贝、ftp下载？太Low、太低效了对吧？用企业自建的“内容管理平台”行不行？理论上可以，但是，如果没有云的话，代价比较大。请允许我这个内容管理“老兵”在此忆苦思甜一下，我曾帮一些客户论证过在他们的DMZ区或互联网区部署这样的“前置内容管理服务器”的可行性。（为什么要前置？当然是安全和企业隐私嘛。开玩笑，谁会愿意让客人随便访问自家的衣柜和抽屉嘛。）结论通常是令客户望而却步的，除了客户需要承担软硬件采购、系统搭建、内外同步等建设和运维成本外，更致命的是网络安全的风险极大，试想，用户都能上传文件了，上传点病毒、或者来个恶意攻击什么的不是轻而易举嘛。因此，更严格的网络安全、防攻击、病毒扫描等方案就不得不补充进来，如此又进一步推高了建设和运维成本。
“文档云”的出现使得客户仅需支付较低的服务订阅成本，就可以实现用户在企业防火墙外部便捷地、安全地进行内容管理和协同。如下图所示：
“文档云”在业务上，不仅可以满足前面提到的与客户、供应商、分销商之间进行内容协同的需要，还可以方便地实现员工通过智能手机等移动设备进行内容协同，例如，员工在作业现场需要查找资料、上报现场照片等。（注意：尽管此处用户是内部员工，但由于移动设备采用运营商网络，因此，面临的情况与前文所讲的外部用户访问相似。）
另外，“文档云”的另一重大特性是能够与企业自建的“内部内容管理平台”之间进行互联互通和双向同步。这就是目前流行的内容管理混合云的概念。
此外，“文档云”也是一个企业级的“内容管理平台”，同样具备强大的应用集成能力，能够与外部门户、SaaS应用等进行集成。
三. 相比于大家熟悉的个人“网盘”，企业级的“文档云”提供了什么差异 化的功能？
更高的安全性
企业级的“文档云”在安全性上要甩个人“网盘”好几条大街：
首先，它仅面向企业级用户，而且是收费的，不向大众用户免费开放，可以在很大程度上屏蔽互联网的不良内容。
过去我谈这个差异性时，许多客户还难以理解；后来大家在网上看到了某些“网盘”被查出非法传播不良内容后，就无需我多解释也能很好地理解了。
其次，提供了诸多更高安全性的功能。
我简单地举几个方面的安全性功能差异吧（以Oracle文档云为例），（1）个人“网盘”在进行文档链接分享时通常也就是设置一个访问密码对吧。而企业级的“文档云”除了可以设置访问密码外，还可以设置分享的成员、权限（只能在线阅读、能下载、能修改版本、能管理等）、失效时间等。（2）任何文档上传至“文档云”时，都会被后台自动进行病毒扫描，有问题的会被自动隔离。（3）“文档云”采用的是更高安全性的https形式进行传输。（4）移动客户端下载到本地的文档是自动加密过的，而且，如果用户手机丢了，只需在服务器上把该手机注销即可不被非法访问。
再次，“文档云”的数据中心安全保障级别更高
以Oracle的数据中心为例，其全方位的安全保障涵盖了:机房所在楼房的高强度安全物理防护、安保、员工的背景调查和犯罪记录调查、网络安全、病毒防护、高可用、备份和灾难恢复等方面。要知道，许多客户的财务和销售数据（Oracle的EPP云和销售云）都是可以交给Oracle的数据中心进行管理的，何况一般的企业文档。
更强的应用集成能力
以“Oracle文档云”为例，它提供了各类操作和管理的API、嵌入式页面、应用集成框架等形式可供各种应用进行集成；针对Oracle SaaS应用等还提供了应用集成加速器。
还提供许多企业级应用所需的功能
以“Oracle文档云”为例，除了上述提到的安全功能和应用集成能力外，它还提供了其它许多有利于企业级应用的功能，例如：文档的版本管理、访问历史记录管理、基于Web页面和手机客户端的在线浏览（可支持上百种格式的文件）、构建展示网站、与Oracle流程云无缝集成实现文档审批等等。
综上所述，企业级的“内容管理平台”是企业五大数据管理平台之一，在企业整体IT架构中是个不可或缺的部分；而 “文档云”是基于云计算的企业级的“内容管理平台”，使得客户仅需支付较低的服务订阅成本，就可以实现在企业防火墙外部便捷地、安全地进行内容管理和协同，它是对原有企业自建的“内容管理平台”的一个极大的方案补充。从安全性、应用集成能力、企业应用功能等方面看，“文档云”与个人“网盘”的差异也是非常明显的。
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